Horsens Kommune undlod at udlevere en central mail, da TV SYD for nylig bad om aktindsigt. Det var et brud på offentlighedsloven, siger mediejurist Oluf Jørgensen.
Mailen blev først udleveret, da TV SYD efterfølgende bad specifikt om netop denne mail, som redaktionen i forvejen havde kendskab til.
Kommunen har haft et samarbejde med Kolding Kommune om at forhindre, at Syddansk Universitet placerer en ny ingeniøruddannelse i Vejle. Det samarbejde kom i stand efter et møde mellem Kolding Kommune og Horsens’ borgmester Peter Sørensen (S).
Skal udleveres
Den omtalte mail handler om dette møde, og den skulle kommunen straks have udleveret til TV SYD. Det fastslår mediejurist Oluf Jørgensen, som er ekspert i aktindsigter.
- Der er tale om ekstern kommunikation, og så har man ret til at få aktindsigt i borgmesterens mail. Den skal kommunen udlevere, siger Oluf Jørgensen.
Forklaring holder ikke
Kommunens chefjurist, Sara Westergaard, svarede TV SYD, at forvaltningen ”har lokaliseret mailen, som du henviser til. Mailen indeholder ikke yderligere information, end hvad der fremgår af brevet til byrådet, og derfor har vi ikke vurderet, at den var journaliseringspligtig”.
Men ifølge Oluf Jørgensen holder den forklaring ikke.
Journalisering er vigtig for at sikre dokumentation i en kommune
- Mailen til Kolding er ikke identisk med borgmesterens orientering til byrådet, og den er journaliseringspligtig. Det siger offentlighedslovens paragraf 15, og journalisering er vigtig for at sikre dokumentation i en kommune. Bortset fra det er journaliseringspligten ikke afgørende for retten til aktindsigt, så under alle omstændigheder er begrundelsen for afslaget ikke holdbar, siger han.
Viceborgmester: Horsens er meget lukket
Ifølge Horsens’ viceborgmester, Martin Ravn (V), er der ikke tale om en enlig svale.
Man overholder ikke notatpligten ved møder og telefonsamtaler
- Jeg er rystet, men ikke overrasket. Det er desværre ikke unormalt i Horsens Kommune, også i andre sager, at man er meget lukkede. Man overholder ikke notatpligten ved møder og telefonsamtaler. Det betyder, at der ofte intet er at finde, når man søger indsigt i en sag, siger Martin Ravn.
Han nævner et eksempel fra Horsens Kommune.
- I en sag om Havnebadet søgte en borger aktindsigt. I hele forløbet er der ikke registreret kommunikation, hverken på mail, fra møder eller telefonisk med Dansk Hydraulisk Institut, som var central i sagen, siger Martin Ravn.
Dermed fik borgeren ikke den fulde indsigt i sagen, som vedkommende havde ret til.
Borgmester afviser
Horsens’ borgmester Peter Sørensen (S) afviser, at kommunen generelt har et problem.
- Den mail skulle have været udleveret i første omgang. Jeg kender ikke sagsbehandlingen, men jeg beklager, hvis der er begået en menneskelig fejl. Det er bestemt ikke mit indtryk, at der i øvrigt skulle være problemer med journalisering og aktindsigter. Hvis Martin Ravn har viden om det, så må han rejse sagen politisk, siger Peter Sørensen til TV SYD.
Offentlighedslovens paragraf 15
Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form.
