Nemmere arbejdsgange, færre mails og mere tid. Effekten af 59 ændringer af arbejdsgange i Varde Kommune er ikke til at tage fejl af, når man kigger på listen over mere eller mindre ineffektive arbejdsgange, der skulle til serviceeftersyn.
Medarbejderne kan bruge mere tid på det, de er ansat til, nemlig sygepleje.
Der er ændret på både stort og småt i kommunen. Det spænder fra småt til stort. For eksempel sørger man i personaleafdelingen sørger for at vedhæfte dagsorden og bilag på mødeindkaldelsen i den fælles kalender, så der cirkulerer færre mails rundt i de ansattes indbokse. I den mere tunge ende af oprydningen er det i børn og familie-afdelingen lykkedes at øge datasikkerheden og effektivisere arbejdsgange, fordi regninger og bonner for udlæg sendes ind digitalt og ikke som tidligere i fysisk form.
Kommunaldirektør Mogens Pedersen tror, at Varde-borgerne og hans medarbejdere vil opleve en bedre kvalitet fra kommunen oven på den grundige oprydning i det kommunale bureaukrati.
- Jeg tror, der sker en forbedring af servicen og, at flere borgere til opleve, at servicen går hurtigere, og det bliver en kvalitetsforbedring, siger han til TV SYD.
Bøvl og bureaukrati
I uge 49 sætter TV SYD sammen med TV 2 og TV 2s andre regioner fokus på regel-Danmark.
I en rundspørge svarer stort flertal af de deltagende borgmestre og regionsrådsformænd, at der er for mange regler. Ingen synes, at der er for få.
Den ene efter den statsminister har blæst til kamp mod regelrytteriet – også den nuværende - men samtidig kan eksperterne konstatere, at der støt og roligt bliver flere og flere regler.
Er det til gavn for danskerne, eller har bureaukratiet taget magten fra sund fornuft og den praktiske hverdag?
Tre eksempler på forbedringer
Hensigten var fra begyndelsen at skabe attraktive arbejdspladser i kommunen, så arbejdsdagen giver mening for de ansatte. Antallet af regler eller arbejdsgange, der ikke gav mening for nogle, endte på mere end hundrede.
Løsningerne går på at effektivisere møder, indføre digitale løsninger og begrænse antallet af skemaer, der skal udfyldes, og spørgsmål, der stilles.
- Tallet er højere, end jeg havde ventet. Derfor synes jeg også, at denne øvelse har været sund, siger kommunaldirektør Mogens Pedersen.
Kommunaldirektørens tre favoritter blandt ineffektive arbejdsgange, som er ændret:
1. SYGEPLEJEN:
Problemløsning: Sundhedsplejerskerne forsynes med en bærbar computer, så de ikke skal skrive dokumentation i hånden to gange samme dag.
Resultat: Der frigives tid til andre opgaver. Medarbejderne kan bruge mere tid på det, de er ansat til, nemlig sygepleje.
2. JOBCENTER:
Problemløsning: Kommunikation med især unge borgerne journaliseres direkte i systemerne via nyudviklet app i stedet for på sms.
Resultat: Nemmere og smidigere arbejdsgange for medarbejderne. Samtidig sikrer det, at alt bliver dokumenteret samt overholder GDPR-reglerne.
3. DAGTILBUD:
Problemløsning: Ved ansøgning om en plads i dagplejen skal man ikke længere udfylde skema, men indkaldes til møde i forvaltningen i god tid, så der kan blive lagt en plan.
Resultat: Hurtigere og nemmere adgang til støtte for det enkelte barn samt en tidligere indsats.
102 var flere end forventet
I januar blev kommunens 160 ledere og tillidsrepræsentanter opfordret til at komme med deres input til ligegyldige regler. Ud af 102 regler eller arbejdsgange er 59 helt fjernet eller optimeret.
Kommunaldirektør Mogens Pedersen følte, at han fik noget af et wake up-call sidste efterår til det samarbejdsudvalgsmøde, hvor resultatet forelå.
- Jeg havde på forhånd regnet med, at det drejede sig om 30-40 regler. Altså langt færre. Desuden gik det op for mig, at det lige så tit var en lokal procedure som det var statslige regler, man kritiserede, siger Mogens Pedersen.
